Pelas demandas que temos encontrado fortemente nos últimos anos apresento, de forma simples e objetiva, um modelo eficiente para mudanças com resultados rápidos no curto prazo: os QUICK WINS (ganhos rápidos).

Neste artigo, vamos falar sobre conceito, recomendações e os erros mais comuns sobre o tema.

CONCEITO

Definição básica

Os QUICK WINS são oportunidades de melhorias que possuem características de baixa complexidade de execução (com curto prazo) e considerável potencial de benefício.

Ao aprofundar o conceito, para identificação e classificação mais precisa dos QUICK WINS, as oportunidades devem se enquadrar dentro dos critérios abaixo:

- Causa raiz do problema identificado;
- Oportunidade com escopo bem claro e definido;
- Baixa complexidade de implementação (ex: recursos, áreas, aprovações e sistemas);
- Prazos de implementação de 30 a 60 dias;
- Baixo investimento de capital (ou nenhum);
- Impactos mensuráveis e estimados – ROI!

O QUICK WIN deve ter baixa complexidade de implementação e médio/alto potencial de benefício. Características diferentes destas devem ser reavaliadas, podendo virar até projetos. Determinadas oportunidades podem não valer a pena o esforço de implementação, devendo ser descartadas.

Como identificar

Durante nossos projetos, com as metodologias que utilizamos, os QUICK WINS podem ser identificados de diversas formas. Abaixo as mais comuns e efetivas:

- Realização de brainstorming com a equipe;- Solicitação de sugestões às áreas cliente e fornecedoras na empresa;- Pesquisa com os clientes e fornecedores da empresa;- Observar a execução do trabalho diário da equipe e ouvi-los sobre dificuldades e oportunidades;- Coletar e analisar informações de pesquisas de clima, “caixa de sugestões”, chamados de sistema, ouvidoria. Estas podem ser ricas fontes de informações!- Consultorias, claro… em determinados projetos, chegamos a identificar dezenas de oportunidades de melhorias, sendo 10 a 15% de QUICK WINS.

Exemplos de QUICK WINS

Em nossas experiências com projetos para segmentos diversos, costumamos desenvolver QUICK WINS que auxiliam os negócios nos diferentes aspectos:

- Eliminação de etapas desnecessárias de processos;
- Alteração de procedimentos ineficientes;
- Redesenho de formulários;
- Melhor comunicação entre áreas;
- Ajustes de layout de loja;
- Inclusão de planilhas ou ferramentas simples de controle e planejamento;
- Utilização de recursos disponíveis e “desconhecidos” nos sistemas;
- Treinamentos!

RECOMENDAÇÕES

Os QUICK WINS geralmente são simples e não deveriam existir muitas complicações para sua execução. Para ampliar ainda mais as chances de sucesso, seguem algumas recomendações:

- Organize todas as oportunidades em um controle, mesmo que não seja implementado neste momento;
- Estruture atividades, prazos e responsáveis como um projeto, mas sem a burocracia de um;
- Formalize! Tenha por escrito e compartilhado com a equipe, assim como seu acompanhamento;
- Garanta que todos os envolvidos estão cientes dos objetivos, importância e benefícios com a iniciativa;
- Valorize a fonte de captação da oportunidade, bem como a equipe de execução;
- Avalie a capacidade de execução, seja em conhecimento ou tempo disponível;
- Demonstre e compartilhe os benefícios!

ERROS MAIS COMUNS

Apesar de ser um conceito simples na sua essência, nem sempre sua identificação e implementação são bem-sucedidas.

Dentre as principais razões, destaco as seguintes:


- Análise rasa do problema (dificuldade na comprovação);
- Foco excessivo nos detalhes. QUICK WIN é para ser simples!
- Priorização de outras atividades (dia a dia, outras iniciativas);
- Falta de capacidade de execução “know how”;
- Falha na comunicação (“combinar com os russos”);
- Falta de patrocínio, as iniciativas devem ser “bancadas” pelo responsável da área.

Que tal acelerar e garantir esses pequenos e importantes passos para melhorar a performance e qualidade de execução da sua empresa?

Fonte: Roger Abe - Gouvêa de Souza